Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Khi xuất nhập khẩu hàng hóa, việc bắt buộc là bạn phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Tùy thuộc vào quốc gia, đặc tính  hàng hóa, … sẽ có bổ sung về các chứng từ khác nhau.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Về cơ bản, bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ bao gồm các chứng từ sau:

Hóa đơn thương mại 

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong khâu thanh toán.

Vai trò của Hóa đơn thương mại:

– Là trung tâm của bộ chứng từ thanh toán.

– Khi khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị của hàng hóa và là bằng chứng của sự mua bán.

– Hóa đơn cung cấp những chi tiết để đối chiếu hàng hóa với hợp đồng.

Các bất hợp lệ thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Thông thường, các bất hợp lệ khi lập hóa đơn thương mại trong thanh toán bằng phương thức L/C.

Mô tả khác với phần mô tả hàng hóa trong L/C

Người lập hóa đơn khác với người được quy định trong L/C

Người thụ hưởng không ký tên trong hóa đơn mặc dù L/C có quy định.

Đơn giá và điều kiện giao hàng không giống L/C quy định.

Đơn vị tiền tệ trong hóa đơn khác với L/C quy định.

Trọng lượng bao bì, trọng lượng tịnh, số kiện hàng không đồng nhất với các chứng từ khác.

Những phụ phí khác không quy định trong L/C nhưng lại được tính trong hóa đơn thương mại.

Tẩy xóa, sửa chữa không được ký tắt.

Phiếu đóng gói hàng hóa

Xếp thứ hai trong bộ chứng từ XNK là phiếu đóng gói hàng hóa. Đây là bản kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng. Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa. Vì vậy, phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm đếm hàng hóa trong mỗi kiện.

Phân loại

Có 02 loại:

– PĐG chi tiết (Detail Packing List): Phiếu đóng gói liệt kê chi tiết, tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng.

– Phiếu đóng gói tập trung (Neutral Packing List): Không ghi tên người bán và người mua để có thể sử dụng phiếu này bán lại hàng hóa cho người thứ ba.

Vận đơn

Chứng từ thứ ba trong bộ chứng từ XNK là vận đơn đường biển. Đây là bằng chứng về những điều khoản của hợp đồng vận tải đường biển, là biên lai của người chuyên chở xác nhận họ đã nhận hàng để chở.

Vận tải đơn đường biển là một chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích, do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhượng B/L.

Công dụng của vận đơn đường biển

– Đầu tiên là khai hải quan, làm thủ tục XNK hàng hóa;

– Bên cạnh đó, B/L làm tài liệu trong bộ chứng từ thanh toán tiền hàng;

– Mua bán, cầm cố và chuyển nhượng hàng hóa;

– Xác định số lượng hàng đã được người bán gửi cho người mua, dựa vào đó người ta ghi sổ, thống kê, theo dõi việc thực hiện hợp đồng.

Phân loại vận đơn

Xét trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hóa

– Thư nhất, vận đơn hoàn hảo (clean B/L): là vận đơn không có thêm điều khoản nào hay ghi chú rõ ràng điều kiện khiếm khuyết của hàng hóa hay của bao bì hàng hóa.

– Thứ hai, vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L): là loại vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi chú xấu về tình trạng hàng hóa hay bao bì. Đối với các loại B/L này, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán, trừ khi có quy định riêng.

Xét theo dấu hiệu người vận tải nhận hàng khi hàng đã được xếp lên tàu hay chưa, thì B/L được chia làm 2 loại:

– Thứ ba, vận đơn đã xếp hàng (Shipped on Board B/L): là vận đơn được cấp cho người gởi hàng khi hàng hóa đã nằm trong khoang tàu.

– Thứ tư, vận đơn nhận hàng để xếp (Received for Shipment B/L): là vận đơn được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu. Trên B/L không ghi rõ ngày tháng hàng hóa được xếp xuống tàu. Do vậy, sau khi hàng hóa được xếp xuống tàu, người gởi hàng phải đem vận đơn này đến hãng tàu đổi lấy vận đơn đã xếp hàng mới có giá trị thanh toán.

Giấy chứng nhận xuất xứ

Loại giấy tờ tiếp theo trong bộ chứng từ XNK là Giấy chứng nhận xuất xứ. Đây là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền (ở Việt Nam thường là đại diện Bộ Công Thương hoặc Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam) cấp để xác nhận hàng hóa được sản xuất hoặc chế tạo ra tại một nước hoặc vùng lãnh thổ nhất định.

Ý nghĩa của giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

– Đầu tiên, C/O được hưởng chế độ ưu đãi về thuế quan theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập.

– Tiếp theo, C/O là cơ sở để các quốc gia thực hiện chính sách thương mại.

Các loại C/O

Giấy chứng nhận xuất xứ có nhiều loại: Form A, B, O, X, D, E, AK, S, AJ…

Giấy chứng nhận bảo hiểm

Chứng từ tiếp theo trong bộ chứng từ XNK là chứng từ bảo hiểm. Đây là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và là chứng từ điều chỉnh quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm.

Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.

Các chứng từ bảo hiểm thường dùng

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm

Đơn bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm. Đơn bảo hiểm gồm có:

– Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên.

– Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng…) và việc tính toán phí bảo hiểm (trị giá bảo hiểm hoặc số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm…).

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

Giấy chứng nhận bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng.

Ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận thanh toán cho những giấy chứng nhận bảo hiểm sau:

– Chứng từ bảo hiểm có ngày phát hành trễ hơn ngày bốc hàng lên tàu hoặc ngày gởi hàng đi hoặc ngày nhận hàng để gởi hàng đi.

– Loại tiền ghi trong chứng từ bảo hiểm khác với loại tiền ghi trong L/C.

– Chứng từ bảo hiểm do các nhà môi giới bảo hiểm cấp.

– Chứng từ bảo hiểm chưa được người mua bảo hiểm đích danh ký hậu.

– Mức mua bảo hiểm phải đúng như quy định của L/C.

Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng

Chứng từ tiếp theo trong bộ chứng từ XNK là Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng hàng hóa. Đây là chứng từ xác nhận chất lượng/số lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất số lượng hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.

Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng, hoặc cơ quan kiểm nghiệm hàng cấp, tùy theo sự thỏa thuận giữa người mua và người bán.

Nội dung

Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng thể hiện những nội dung sau:

– Tên người giao hàng/nhận hàng; tên người nhận thông báo.

Những nội dung trên phải phù hợp với B/L và các chứng từ khác:

– Loại hàng hóa giao;

– Số lượng, khối lượng, trọng lượng hàng hóa;

– Tên tàu, số B/L, ngày tàu đi, cảng đi, cảng đến;

– Kết quả kiểm tra, trong đó phải thể hiện đầy đủ những kết quả và nội dung mà L/C yêu cầu như:

+ Chất lượng hàng hóa kiểm tra: những chỉ tiêu chất lượng hàng hóa cụ thể.

+ Nơi kiểm tra;

+ Ngày kiểm tra.

– Chữ ký xác nhận của cơ quan kiểm tra.

Ở Việt Nam cơ quan giám định chất lượng và số lượng thường do các công ty giám định thành lập theo Luật doanh nghiệp hoặc Vinacontrol cấp.

Giấy chứng nhận kiểm dịch

Chứng từ cuối cùng trong bộ chứng từ XNK là Giấy chứng nhận kiểm dịch/vệ sinh. Đây là chứng từ do cơ quan nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa
Đánh giá bài viết này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *