Cách Viết Email Chuyên Nghiệp - Những Lỗi Cần Lưu Ý

Ở xã hội hiện nay, hình thức của thư tín rất đa dạng. Trong đó không thể thiếu việc soạn thảo qua email. Làm cách nào để thực hiện một email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp và những lỗi cần lưu ý.

Tham khảo ngay: Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất

1. Cách viết email chuyên nghiệp

1.1. Đặt tên email

Tên email sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của mọi người vì vậy không nên đặt những tên như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở như: phuonglanhchanh@……, nhunhinho96@….. Thay vào đó bạn có thể đặt tên với cấu trúc: nguyenthuylinh@…., lethaoltt@…..

1.2. Tiêu đề

– Tiêu đề phải ngắn gọn, rõ ràng. Nội dung tiêu đề cần viết chữ tiếng Việt có dấu, viết hoa/thường đúng chỗ. Kiểm tra lỗi chính tả tiêu đề và cả nội dung email là điều cần thiết trước khi gửi.

– Tiêu đề phải đúng chủ đề và để cho người đọc biết rõ vấn đề chính trong nội dung email mình gửi là gì. Nếu để trống tiêu đề hoặc ghi nội dung không thu hút, email của bạn có thể không được đọc đến hoặc thậm chí là bị xóa ngay.

1.3. Nội dung email

– Nếu bạn là người tạo email đầu tiên để trình bày một vấn đề. Vế đề được nói đến ở đây là mục đích chính mà email bạn muốn truyền tải.

– Một email hoàn chỉnh phải có đủ 3 phần: Mở bài, Thân bài, Kết bài.

+ Mở bài: Trình bày vấn đề 1 cách rõ ràng, cụ thể

+ Thân bài: Đề cập đến phương án/phương pháp giải quyết vấn đền nên trên hay nhận định của bản thân.

+ Kết bài: Yêu cầu nhận được góp ý hoặc yêu cầu nhận được thư hồi đáp cho các câu hỏi liên quan đến vấn đề

-Từ email thứ 2 trở đi, nội dung thư chỉ cần đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết. Nội dung thư phải đảm bảo dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian để phân tích email của bạn, không quá dài, đủ ý và truyền tải được những ý chính cũng như đạt mục đích của email.

1.4. Cách trình bày email

Giữa các phần email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng, email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính.

Ngôn ngữ email nên ngắn ngọn, súc tích, không lạm dụng các tính từ chỉ các xúc trong email công việc. Tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt.

Trong email chỉ nên thống nhất 1 fort chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ, câu quan trọng. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa, viết thường tên riêng cũng là 1 điều bất lịch sự. Đặc biệt không dược sử dụng teencode trong email, viết đầy đủ đại từ nhân xưng.

1.5. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm

File đính kèm là 1 phần rất quan trọng trong email. Để đính kèm bạn nên kiểm tra số lượng file sẽ đính kèm để đảm bảo gửi đủ. Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem lưu ý bạn đều có thể đánh dấu bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf,…. nhắc người đọc chú ý những chỗ bạn đã ghi chú.

1.6. Chữ ký cuối thư

Đầu thư bạn không giới thiệu quá nhiều về mình thì chữ ký cuối thư chính là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu. Vì lúc này người đọc thư sẽ quan tâm đến bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn. Do đó, chữ ký cuối thư là 1 phần giới thiệu bản thân rất lịch sự, tế nhị mà bạn rất cần thiết phải cài đặt cho email cá nhân của mình cũng như email công ty cấp cho bạn.

Cấu trúc 1 chữ ký bao gồm các phần sau:

Lời cảm ơn

[Họ tên đầy đủ hoặc chỉ ghi họ + tên]

Chức vụ /vị trí công tác

Tel: Mã vùng quốc gia + Số điện thoại công ty

Cellphone: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

Cách viết email

»»» Học Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu Tốt?

2. Cách viết email xin việc

*Tiêu đề email xin việc

Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc

Với trường hợp này thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.

Và bạn chỉ cần sao chép y nguyên công thức đó và thay tên, vị trí, tên công ty vào là xong. Tôi khuyên các bạn nên làm theo đúng hướng dẫn của bên tuyển dụng vì không phải tự nhiên mà họ có yêu cầu như vậy. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn. Vì vậy, bạn cứ làm theo nhé!

Trường hợp 2: nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc

Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé!

Bạn có thể tham khảo tiêu đề email xin việc như dưới đây:

Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển

Chẳng hạn:

Nguyễn Thị Mai – Ứng tuyển vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng – VNP Group – 12/08/20XX

*Nội dung email xin việc

A, Phần mở đầu

Hãy mở đầu nội dung email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính người nhận email. Bạn không nên dùng “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và giảm đi tính lịch sự.

Có 2 trường hợp có thể xảy ra:

Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị – Tên phòng ban

Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Tình – Bộ phận tuyển dụng

Bạn không biết rõ cá nhân nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận. Với trường hợp này bạn nên ghi: Kính gửi Bộ phận – Tên Công ty

Chẳng hạn: Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty TNHH Hoa Hòa Bình

B, Phần nội dung

Phần nội dung email xin việc, sẽ bao gồm:

Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn

Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào

Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển

Ví dụ về phần nội dung trong việc viết email xin việc:

Tên tôi là: Nguyễn Văn A

Sinh ngày: xx/xx/xx

Địa chỉ: X

SĐT: 0389XXX234

Qua thông tin tuyển dụng trên mạng xã hội là Facebook, tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên cho vị trí kế toán viên nên tôi viết đơn này mong được trở thành một phần của công ty.

Tôi đã có thời gian làm việc tại một số vị trí như bên dưới đây:

T3/2017 – T4/2018: Nhân viên tư vấn kinh doanh – Công ty Y

T7/2018 – T7/2019: Kế toán viên – Công ty Z

Tôi tin với sự ham tìm tòi và khả năng tự học hỏi cũng như sự chăm chỉ và giàu nhiệt huyết, đặc biệt dưới sự chỉ bảo của Quý công ty, tôi sẽ hoàn thành thật tốt công việc được giao.

C, Phần kết

Ở phần kết thúc email, bạn sẽ gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và xem xét lá đơn của bạn.

Cảm ơn Quý công ty đã tạo điều kiện cho tôi được ứng tuyển cũng như dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Phía dưới tôi có đính kèm CV và một số chứng chỉ của mình. Hy vọng sớm nhận được hồi đáp từ Quý công ty.

Tôi xin chúc Công ty ngày càng phát triển hơn nữa.

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn.

Ký tên

*Chữ ký email

Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi CV xin việc qua email. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!

*Đính kèm các tài liệu trong email xin việc

Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.

Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ chuyển bị và đính kèm các tài liệu cho phù hợp. Phần lớn ngày nay CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi gửi email, bạn có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.

Về tài liệu đính kèm, bạn nên lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị sai lệch nhiều. Về cách đặt tên file nên là tiếng Việt không dấu.

*Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi

Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi gửi email xin việc vô cùng quan trọng. Bạn cần có một danh sách những mục cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:

Tên email

Tên hiển thị email

Tiêu đề email

Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng

Nội dung email

Các tài liệu kèm theo: nên để tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu

Và tôi có một danh sách những thứ bạn cần chú ý trong cách viết email xin việc của mình:

Phần “Kính gửi” nên được in đậm

Văn phong nên trang trọng, lịch sự, không nên sử dụng nhiều yếu tố và các câu biểu cảm

Đừng bao giờ mắc phải lỗi “SAI CHÍNH TẢ”

Bạn hãy cố gắng kiểm tra kỹ để đảm bảo có một email xin việc chuẩn và hay nhé!

»»» Review Khóa Học Kế Toán Online Tốt Nhất

3. Những lỗi cần lưu ý khi viết email

– Gửi nhần người: Hãy luôn chắc chắn bạn gửi đúng người cần gửi. Một số hệ thống e-mail hỗ trợ việc hiển thị contact khi bạn gõ tên và điều này dễ gây nhầm lẫn đối với những người cùng tên. Bạn hãy cẩn thận.

– Reply hay Reply All: Một số e-mail được gửi ra cho toàn công ty hay cả phòng ban hay một nhóm người. Hãy cẩn thận khi nhấn “Reply all”. Không có gì phiền hơn khi nhận được cả tá e-mail thảo luận qua lại, đùa giỡn mà mình chẳng có dính dáng gì đến e-mail đó. Ngược lại, một số khác chỉ chọn “Reply” cho người gửi trong khi nội dung e-mail cần phải được cập nhật hoặc tham khảo cho nhiều người.

Vì vậy, hãy chỉ trả lời e-mail cho những ai cần quan tâm đến nội dung trả lời của bạn.

– Không suy xét cẩn thận trước khi gửi e-mail

– Nội dung e-mail cầu kỳ, rối rắm

– To, Cc, Bcc: Bạn cần phải phân biệt được giữa “To”, “Cc” và “Bcc” trong một e-mail. Những người bạn đề cập trực tiếp hay có trách nhiệm phải trả lời e-mail của bạn thì phải đặt trong phần “To”. Những người bạn chỉ muốn họ đọc để tham khảo thì bạn đặt trong phần “Cc”. Những người bạn muốn họ đọc tham khảo e-mail nhưng bạn muốn ẩn thông tin của người này thì bạn điền vào “Bcc”

Ngoài ra bạn cũng nên điền những thông tin này sau khi đã viết xong nội dung e-mail, điều này sẽ giúp bạn tránh được việc lỡ tay gửi những e-mail chưa hoàn tất.

-E-mail không tiêu đề hoặc tiêu đề không liên quan đến nội dung

-Kiểm tra lỗi chính tả

-Thiếu chữ ký cho e-mail

Trên đây là cách viết email chuyên nghiệp – những lỗi cần lưu ý, hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với bạn đọc.

Xem thêm: